Werkwijze afhandeling importcontroles samenloopzendingen COI-HED
Samenloopzendingen zijn zendingen waarbij Skal de biologische status controleert en NVWA de zendingen beoordeelt op voedselveiligheid en/of plant- en diergezondheid.
Een zending kan pas als biologische zending een derde land verlaten als een COI is afgegeven door het controle orgaan in het derde land.
Vóórdat u de vooraanmelding indient bij de NVWA in CLIENT en/of VGC, moeten de gegevens in het COI kloppen. Doordat het behandelen van het COI vanaf 28 oktober 2024 naar voren wordt gehaald in het controleproces, is het volledig invullen van het COI én het actueel houden tijdens het importproces essentieel.
Lees meer over het juist invullen van het COI.
Bij uw vooraanmelding bij de NVWA in CLIENT en/of VGC vult u het COI-nummer en de biologische bescheidcode C644 (controlecertificaat biologische producten) in. De NVWA genereert bij ontvangst van de vooraanmelding een bericht aan Skal. Skal kan dan het COI viseren, vóórdat de NVWA het CHED afrondt in TRACES.
Het nummer en bescheidcode van het COI stuurt u in uw CLIENT en/of VGC vooraanmelding op de nu al gebruikelijke manier mee.
Zodra het COI door Skal is geviseerd en het door de NVWA getekende CHED is afgegeven, kunt u de aangifte voor het vrije verkeer doen bij de douane. Bij de aangifte voor het vrije verkeer is het van belang om volgens de gebruikelijke methode de aangifte te doen, dus met bescheidcode C644 en het COI-nummer.
Let op: zodra het COI is geviseerd in vak 30, is het niet meer mogelijk om het COI te wijzigen. Dit betekent o.a. dat vak 24 niet meer kan worden gewijzigd, waardoor de zending niet meer in extracten gesplitst kan worden. Ook de eerst geadresseerde kan niet meer worden gewijzigd.
U importeert bijvoorbeeld limoenen (citrus aurantifolia) uit Brazilië. Voordat de zending wordt verscheept, moet er een COI zijn afgegeven door het controle orgaan in het derde land (vak 18 van het COI getekend).
Het is van belang dat alle verplichte documenten, zoals bijvoorbeeld het transportdocument, worden toegevoegd en de vakken van het COI juist zijn ingevuld en up-to-date worden gehouden. Als u als importeur uw aangifte uitbesteedt aan een voor de zending verantwoordelijke exploitant, moet deze zijn vermeld in vak 19. Hiermee is deze exploitant bevoegd om alle gegevens van het COI in te zien en benodigde mutaties uit te voeren (zoals bijvoorbeeld de verwachte aankomstdatum (vak 20) en het splitsen van de zending (vak 24)).
Voor deze zending is ook een vooraanmelding bij de NVWA vereist (CHED-PP). Bij uw vooraanmelding in CLIENT vult u naast de gebruikelijke gegevens ook de bescheidcode C644 en het COI-nummer in. Dit doet u op dezelfde manier als u het nummer en bescheidcode van een fytosanitair certificaat in uw vooraanmelding opneemt. Hierdoor voert Skal de benodigde controles uit en viseert het COI conform de resultaten van de controle. Bij het controleren van het CHED zal de NVWA vervolgens controleren of er een biologisch geviseerd COI beschikbaar is. Als dit het geval is, wordt dit COI gekoppeld aan het CHED en het CHED ondertekend conform de resultaten van de controle. Vervolgens kan de vrijgave aan het vrije verkeer zoals gebruikelijk worden gestart. Ook hierbij is het van belang om de bescheidcode C644 en het COI-nummer te vermelden. De douane controleert vervolgens of er een geviseerd COI en een getekend CHED aanwezig is. Na de vrijgave aan het vrije verkeer voert de eerst geadresseerde de benodigde controles uit en ondertekent vak 31 van het COI conform de resultaten van de controles.