Vraag & Antwoord

Veel gestelde vragen voor import en de antwoorden.

Wanneer is er sprake van equivalentie bij een handelsovereenkomst?

Antwoord: de nationale biologische regelgeving van bepaalde derde landen wordt beschouwd als gelijkwaardig aan de EU-verordening 834/2007. De gelijkwaardige landen en de gemachtigde controleorganen zijn opgenomen in bijlage III van Vo EG 1235/2008.  Deze equivalentieovereenkomsten zijn geldig tot 31-12-2026. Daarna moeten handelsverdragen zijn afgesloten.

Wanneer is er sprake van gelijkwaardigheid/ gelijkwaardige normen bij een handelsovereenkomst?

Antwoord: Controleorganen in derde landen  moeten zich per 1 januari 2025 volledig houden aan de EU-regels voor de biologische productiemethode.

Hoe geef ik aan dat een zending biologisch is?

Bij de vrijgave voor het vrije verkeer vermeldt u de bescheidcode C644 en het COI-nummer. Hierdoor weet de Douane dat het om een biologische zendingen gaat. Goederen die gangbaar aangegeven zijn, worden niet actief onder het biologisch toezicht gebracht. Doordat de biologische goederen niet meer op het juiste moment gecontroleerd kunnen worden, dus vóór het in het vrije verkeer brengen, is de (verplichte) controle-keten verbroken.

De consequentie is dat de biologische status van de goederen verloren gaat.

Moet ik als vertegenwoordiger voor de importeur (bijvoorbeeld douane-expediteur of inklaringsagent) door Skal gecertificeerd zijn voor de activiteit import?

Antwoord: Een eventueel verplichte certificering hangt af van het feit of er biologische activiteiten worden uitgevoerd op eigen naam van het bedrijf.

1. Optreden als directe vertegenwoordiger, en niet meer dan dat? Geen certificatieplicht.
2. Optreden als indirecte vertegenwoordiger? Dan bent u verantwoordelijk voor de biologische import. U moet gecertificeerd zijn om deze activiteit uit te voeren.

Wat is de te verwachten doorlooptijd van het viseren van het COI door Skal?

Skal hanteert een doorlooptijd van 4 uur na verstrijken van de datum en tijd in vak 20 in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen en 1 uur bij logistieke beperkingen. Logistieke beperkingen betreffen zendingen uit het Verenigd Koninkrijk en luchtvracht.

Kanttekening hierbij is dat het COI tijdig is aangeboden, correct en volledig is ingevuld inclusief bijlages (definitief vervoersdocument, paklijst en factuur). Het COI moet 24 uur voor het verstrijken van de datum en tijd in vak 20 volledig zijn in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen. In geval van logistieke beperkingen is dit 4 uur.

Als Skal onregelmatigheden aantreft in het COI en/of als er sprake is van een overeenstemmingscontrole of monstername gelden andere termijnen.

Krijgen bedrijven in de nieuwe situatie te maken met langere doorlooptijden?

Het hele proces van aankomst zending tot aan vrijgave voor het vrije verkeer zal naar verwachting gelijk blijven. De verschillende stappen in dit proces kunnen wel andere wachttijden krijgen dan voorheen.

Daar waar u bijvoorbeeld gewend bent meteen een CHED te krijgen na de vooraanmelding in het geval van zendingen die onder beperkte inspectie vallen bij NVWA/KCB, zult u dit op een later moment krijgen zodra het COI is geviseerd. Echter zal de doorlooptijd bij de douane weer sneller zijn, omdat het COI al is geviseerd in de eerste stap van het proces door Skal.

Worden COI's 24/7 geviseerd door Skal?

Skal hanteert verruimde openingstijden voor de grenscontroles en heeft vanaf maart een beschikbaarheidsdienst ingeregeld. Zendingen zullen worden geviseerd door de week tussen 07:00-22:00 en in het weekend en op feestdagen tussen 08:00 en 16:30.

Waar kan ik terecht voor vragen?

Het importteam van Skal hanteert vanaf maart kantoortijden van 07:00-18:00 op doordeweekse dagen. Zij zijn bereikbaar via import@skal.nl en via 038-4268165

Gaat Skal alle COIs viseren, ook ‘Basis voor uittreksel’ en de daaruit voortvloeiende extracten?

Ja, vanaf 1 maart 2025 gaat Skal alle taken op het gebied van het COI overnemen van de douane. Hier hoort ook het viseren van ‘Basis van uittreksel’ en de daaruit voortvloeiende extracten bij. Deze extracten dienen door de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant te worden aangemaakt in TRACES, ná het viseren van het ‘Basis voor uittreksel’ door Skal.

Hoe weet Skal wanneer een COI geviseerd moet worden?

Het verstrijken van de datum en tijd in vak 20 van het COI is de trigger voor Skal dat een COI geviseerd kan worden. De zending dient op het aangegeven tijdstip in vak 20 aanwezig te zijn op de grenscontrolepost (BCP) of punt van vrijgave (PVV) en beschikbaar te zijn voor controle, met de intentie om de zending in te voeren in de Unie. Als een zending in opslag gaat (douane-entrepot) moet vak 20 nog niet gevuld worden, vak 23 wel.

Het valt onder de verantwoordelijkheid van de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant om de datum en tijd in vak 20 actueel te houden. Het verdient aanbeveling om vak 20 leeg te houden zo lang nog niet bekend is wanneer de zending beschikbaar komt ter controle op de BCP of PVV.

Hoe ziet het proces ‘speciale douaneregelingen’ eruit in geval van biologische zendingen?

Het proces ‘speciale douaneregelingen omvat twee regelingen: douane-entrepot en actieve veredeling.

Douane-entrepot

Als goederen in douane-entrepot worden geplaatst voor opslag, moet deze locatie worden vermeld in vak 23 van het COI. Het COI moet in dit geval nog niet worden geviseerd in vak 30, dit wordt pas gedaan zodra de zending aangeboden gaat worden voor de vrijgave voor het vrije verkeer. In vak 20 moet worden aangegeven wanneer de zending gereed is voor aangifte voor het vrije verkeer.

Actieve veredeling

Voor wat betreft actieve veredeling is in de biologische verordening vastgelegd dat dit voor biologische zendingen is beperkt tot de volgende handelingen (VO 2021/2306 artikel 7):

1. Verpakking of verandering van verpakking, of
2. Aanbrengen, verwijderen en wijzigen van etiketten betreffende de aanduiding van de biologische productiemethode.

Plaatsing onder actieve veredeling moet worden vermeld in vak 23 van het COI. Het COI moet in dit geval nog niet worden geviseerd in vak 30, dit wordt pas gedaan ná deze eventuele bereidingen en vóór de vrijgave voor het vrije verkeer. In vak 20 moet worden aangegeven wanneer de zending gereed is voor aangifte voor het vrije verkeer.

Hoe ziet het proces eruit bij een overbrenging van een grenscontrolepost (BCP) naar een controlepost (CP)?

Overbrengingen van een BCP naar een CP kunnen van toepassing zijn in geval van een overeenstemmings- of materiële controle. Deze overbrengingen moeten op het COI worden aangevraagd door de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant via het invullen van vak 21 en 22. Het COI wordt ook in dit geval geviseerd ná het verstrijken van vak 20.

Hoe worden manco’s verwerkt op het COI?

Als er sprake is van een manco in een container, moet het COI worden gesplitst in extracten. De importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant moet in vak 24 aangeven dat het COI moet worden gesplitst. Vervolgens maakt zij twee extracten aan, 1 extract met de manco’s en 1 extract met de rest van de zending. Het extract met de manco’s moet worden aangemerkt als ‘depleted’.

Als de manco’s door KCB worden geconstateerd ná het viseren van het COI, informeert KCB Skal hierover, zodat Skal het besluit op het COI eventueel kan herzien naar ‘Basis voor uittreksel’.

Kan een COI nog worden gesplitst in extracten ná het viseren van het COI?

Nee, maar er zijn uitzonderingen. Als er bij de controles van KCB onregelmatigheden worden aangetroffen waardoor de zending gesplitst moet worden, kan het COI met terugwerkende kracht worden gesplitst. Dit kan alleen als er sprake is van onregelmatigheden waarbij een deel van de partij wel en een deel van de partij niet kan worden vrijgegeven voor het vrije verkeer. KCB informeert Skal in dit geval. Skal moet de conclusie van het COI in dit geval herzien en hiertoe een verzoek indienen bij de Europese Commissie (DG Agri).

Hoe verhouden de KCB-processen zich tot de Skal-processen?

De controles die worden uitgevoerd door KCB kunnen gelijktijdig plaatsvinden met de controles die Skal uitvoert (parallelle processen). Wel is het zo dat altijd eerst het COI wordt geviseerd en daarna het CHED. Bij het viseren van het CHED wordt de conclusie van het COI getoetst en vindt eventuele terugkoppeling over aangetroffen onregelmatigheden door KCB aan Skal plaats. Op basis van deze terugkoppeling beoordeelt Skal of de conclusie op het COI moet worden herzien. Als de conclusie op het COI moet worden herzien, dient Skal hiertoe een verzoek in bij de Europese Commissie (DG Agri).

De NVWA, KCB en Skal werken samen en onderzoeken of er verdergaande samenwerking op het gebied van controles en monsternames mogelijk is.

Kan een eerste ontvanger nog gewijzigd worden ná het viseren van het COI?

De eerste ontvanger die is vermeld in vak 24 kan niet worden gewijzigd ná het viseren van het COI. Skal en toezichthouders uit andere EU-lidstaten hebben bij de Europese Commissie aangegeven dat het wenselijk is om dit aan te passen, zodat het mogelijk wordt om de eerste ontvanger nog aan te passen ná het viseren van het COI. De EC heeft hierop positief gereageerd. Het is nog niet bekend wanneer deze aanpassing in TRACES wordt doorgevoerd.

Wanneer moet een COI zijn afgegeven?

Antwoord: Een COI moet zijn afgegeven (vak 18 moet zijn getekend) voor de zending het land van uitvoer of oorsprong heeft verlaten. Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst hun biologische status Dit wil zeggen dat het COI wordt getekend als ‘in te klaren als niet-biologisch’.

Kan ik een COI na afgifte in het 3e land nog wijzigen of aanvullen?

Antwoord: De vakken 13, 14/15, 16 en 17 kunnen na afgifte van het COI worden aangevuld of aangepast door het controleorgaan, op basis van de definitieve vervoersdocumenten. Dit kan voor verificatie en visering door de bevoegde autoriteit en ten laatste 10 dagen nadat vak 18 werd ondertekend.

De informatie in vak 10 kan worden bijgewerkt door de importeur of zijn vertegenwoordiger vóór de aankomst van de zending aan de grenscontrolepost of aan het punt van vrijgave voor het vrije verkeer.

Vak 20 en vak 24 kunnen tot 1 werkdag voor de verwachte aankomst worden gewijzigd.

Hoe moet vak 20 van het COI worden ingevuld?

Antwoord: U vermeldt hier de verwachte datum van aankomst en het verwachte tijdstip van aankomst aan de grenscontrolepost (voor zendingen die onderwerpen moeten worden aan officiële controle aan grenscontroleposten) of het punt van vrijgave voor het vrije verkeer (voor zendingen die vrijgesteld zijn van officiële controles). Dit vak kan tot uiterlijk 1 werkdag voor de verwachte aankomst aangepast worden.

Moet ik een zending op verschillende locaties laten controleren?

Antwoord: Nee, bij samenloop met andere controles, verplicht vanuit de NVWA, vindt de controle plaats op dezelfde locatie.

Ik mis een controlepunt of punt van vrijgave in het vrije verkeer, wat nu?

Antwoord: Indien u zeker weet dat controlepunt of punt van vrijgave in het vrije verkeer aan de voorwaarden voldoet, dan kunt u email sturen naar import@skal.nl.

Wat zijn COI-CHED zendingen?

COI-CHED of samenloopzendingen zijn zendingen waarbij Skal de biologische status controleert en NVWA de zendingen beoordeelt op voedselveiligheid en/of plant- en diergezondheid. Vóórdat u de vooraanmelding indient bij de NVWA in CLIENT en/of VGC, moeten de gegevens in het COI kloppen. Doordat het behandelen van het COI vanaf 2024 naar voren is gehaald in het controleproces, is het volledig invullen van het COI én het actueel houden tijdens het importproces essentieel. Lees meer over COI-CHED zendingen.

Ik heb een vraag over Traces, waar kan ik terecht?

Antwoord: Over het gebruik van TRACES NT is een uitgebreide hulpomgeving ingericht.
Op deze pagina in de hulpomgeving staat hoe een COI kan worden aangemaakt. Technische ondersteuning wordt door TRACES zelf gegeven, zie daarvoor de contactgegevens op de website van TRACES.
Wanneer uw aanvraag in TRACES niet verwerkt wordt, kunt u contact opnemen met import@skal.nl.

Een uitgebreide toelichting op de in te vullen vakken van een COI, vindt u in deel I en II van de bijlage van VO (EU) 2021/2306.

Een uitgebreide toelichting op de in te vullen vakken van uittreksels van een COI, vindt u in deel I en II van de bijlage van VO (EU) 2021/2307.