Veel gestelde vragen voor import en de antwoorden.
Import Algemeen
De nationale biologische regelgeving van bepaalde derde landen wordt beschouwd als gelijkwaardig aan de EU-verordening 834/2007. De gelijkwaardige landen en de gemachtigde controleorganen zijn opgenomen in bijlage III van Vo EG 1235/2008. Deze equivalentieovereenkomsten zijn geldig tot 31-12-2026. Daarna moeten handelsverdragen zijn afgesloten.
Controleorganen in derde landen moeten zich per 1 januari 2025 volledig houden aan de EU-regels voor de biologische productiemethode.
Bij de vrijgave voor het vrije verkeer vermeldt u de bescheidcode C644 en het COI-nummer. Hierdoor weet de douane dat
het om een biologische zendingen gaat. Goederen die gangbaar aangegeven
zijn, worden niet actief onder het biologisch toezicht gebracht.
Doordat de biologische goederen niet meer op het juiste moment
gecontroleerd kunnen worden, dus vóór het in het vrije verkeer brengen,
is de (verplichte) controle-keten verbroken.
De consequentie is dat de biologische status van de goederen verloren gaat.
Een eventueel verplichte certificering hangt af van het
feit of er biologische activiteiten worden uitgevoerd op eigen naam van
het bedrijf.
Optreden als directe vertegenwoordiger, en niet meer dan dat? Geen certificatieplicht.
Optreden
als indirecte vertegenwoordiger? Dan bent u verantwoordelijk voor de
biologische import. U moet gecertificeerd zijn om deze activiteit uit te
voeren.
Nieuwe werkwijze importcontrole vanaf maart 2025
Skal hanteert een doorlooptijd van 4 uur na verstrijken van de datum
en tijd in vak 20 in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen
en 1 uur bij logistieke beperkingen. Logistieke beperkingen betreffen
zendingen uit het Verenigd Koninkrijk en luchtvracht.
Kanttekening hierbij is dat het COI tijdig is aangeboden, correct en
volledig is ingevuld inclusief bijlages (definitief vervoersdocument,
paklijst en factuur). Het COI moet 24 uur voor het verstrijken van de
datum en tijd in vak 20 volledig zijn in geval van zendingen zonder
logistieke beperkingen. In geval van logistieke beperkingen is dit 4
uur.
Als Skal onregelmatigheden aantreft in het COI en/of als er sprake is
van een overeenstemmingscontrole of monstername gelden andere
termijnen.
Het hele proces van aankomst zending tot aan vrijgave voor het vrije
verkeer zal naar verwachting gelijk blijven. De verschillende stappen in
dit proces kunnen wel andere wachttijden krijgen dan voorheen.
Daar waar u bijvoorbeeld gewend bent meteen een CHED te krijgen na de
vooraanmelding in het geval van zendingen die onder beperkte inspectie
vallen bij NVWA/KCB, zult u dit op een later moment krijgen zodra het
COI is geviseerd. Echter zal de doorlooptijd bij de douane weer sneller
zijn, omdat het COI al is geviseerd in de eerste stap van het proces
door Skal.
Skal hanteert verruimde openingstijden voor de grenscontroles en heeft vanaf maart een beschikbaarheidsdienst ingeregeld. Zendingen zullen worden geviseerd door de week tussen 07:00-22:00 en in het weekend en op feestdagen tussen 08:00 en 16:30.
De Helpdesk Import van Skal is bereikbaar van 07:00-18:00 op doordeweekse dagen. Zij zijn bereikbaar via import@skal.nl en via 038-4268165. Deze helpdesk is bedoeld voor vragen over de invulling en bijlagen van het COI.
Ja, vanaf 1 maart 2025 gaat Skal alle taken op het gebied van het COI overnemen van de douane. Hier hoort ook het ‘Basis van uittreksel’ en de daaruit voortvloeiende extracten bij. Deze extracten dienen door de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant te worden aangemaakt in TRACES na het viseren van het COI
Het verstrijken van de datum en tijd in vak 20 van het COI is de
trigger voor Skal dat een COI geviseerd kan worden. De zending dient op
het aangegeven tijdstip in vak 20 aanwezig te zijn op de
grenscontrolepost (BCP) of punt van vrijgave (PVVV) en beschikbaar te
zijn voor controle, met de intentie om de zending in te voeren in de
Unie. Als een zending langdurig in opslag gaat (douane-entrepot) moet
vak 20 nog niet gevuld worden, vak 23 wel.
Het valt onder de verantwoordelijkheid van de importeur of de voor de
zending verantwoordelijke exploitant om de datum en tijd in vak 20
actueel te houden. Het verdient aanbeveling om vak 20 leeg te houden zo
lang nog niet bekend is wanneer de zending beschikbaar komt ter controle
op de BCP of PVVV.
Het proces ‘speciale douaneregelingen omvat twee regelingen: douane-entrepot en actieve veredeling.
Douane-entrepot
Als goederen in douane-entrepot worden geplaatst voor opslag, moet
deze locatie worden vermeld in vak 23 van het COI. Het COI moet in dit
geval nog niet worden geviseerd in vak 30, dit wordt pas gedaan zodra de
zending aangeboden gaat worden voor de vrijgave voor het vrije verkeer.
Vak 20 moet worden ingevuld wanneer de zending gereed is voor viseren
en aangifte voor het vrije verkeer.
Actieve veredeling
Voor wat betreft actieve veredeling is in de biologische verordening
vastgelegd dat dit voor biologische zendingen is beperkt tot de volgende
handelingen (VO 2021/2306 artikel 7):
Verpakking of verandering van verpakking, of
Aanbrengen, verwijderen en wijzigen van etiketten betreffende de aanduiding van de biologische productiemethode.
Plaatsing onder actieve veredeling moet worden vermeld in vak 23 van
het COI. Het COI moet in dit geval nog niet worden geviseerd in vak 30,
dit wordt pas gedaan ná deze eventuele bereidingen en vóór de vrijgave
voor het vrije verkeer. Vak 20 moet worden ingevuld wanneer de zending
gereed is voor viseren en aangifte voor het vrije verkeer.
Overbrengingen van een BCP naar een CP kunnen van toepassing zijn in geval van een overeenstemmings- of materiële controle. Deze overbrengingen moeten op het COI worden aangevraagd door de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant via het invullen van vak 21 en 22. Het COI wordt ook in dit geval geviseerd ná het verstrijken van vak 20.
Als er sprake is van een manco in een zending, kunt u het COI splitsen in extracten. De importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant kan in vak 24 aangeven dat het COI moet worden gesplitst. Vervolgens maakt u twee extracten aan, 1 extract met de manco’s en 1 extract met de rest van de zending. Het extract met de manco’s merkt u aan als ‘depleted’. Een afwijking van 5% ten opzichte van de vrijgave wordt geaccepteerd bij een hoger aantal colli's/ gewicht op het COI ten opzichte van de douaneaangifte. Dit betreft een Nederlandse werkwijze. In dit geval wordt er voor minder gewicht/colli aangifte gedaan bij de douane dan op het COI staat vermeld. In dit geval hoeft u het COI niet te splitsen.
Als de hoeveelheden op het COI niet overeenkomen met de hoeveelheden op de douaneaangifte ná het viseren van het COI, dan geldt:
Bij een hoger aantal colli's/ gewicht op het COI ten opzichte van de douaneaangifte, zal de douane dit verschil accepteren tot een gewichtsverschil/ verschil in aantal colli van circa 5%. Dit betreft een Nederlandse werkwijze. In dit geval wordt er voor minder gewicht/colli aangifte gedaan bij de douane dan op het COI staat vermeld.
Als op het COI een lager aantal staat ten opzichte van de hoeveelheid op de douaneaangifte, wordt de aangifte in principe niet geaccepteerd. Er ontstaat dan een twijfel over de bio-status. De importeur of de voor zending verantwoordelijke exploitant meldt dit aan Skal, zodat een onderzoek kan worden gestart naar de bio-status.
Bij manco's ná viseren die buiten de 5% vallen, geldt dat Skal de conclusie van het COI moet herzien en hiertoe een verzoek indient bij DG Agri zodat het COI in extracten kan worden uitgegeven. De doorlooptijd hiervan is nog niet bekend. We zijn hiervoor afhankelijk van DG Agri.
De controles die worden uitgevoerd door KCB kunnen gelijktijdig plaatsvinden met de controles die Skal uitvoert (parallelle processen). Wel is het zo dat altijd eerst het COI wordt geviseerd en daarna het CHED. Bij het viseren van het CHED wordt de conclusie van het COI getoetst en vindt eventuele terugkoppeling over aangetroffen onregelmatigheden door KCB aan Skal plaats. Op basis van deze terugkoppeling beoordeelt Skal of de conclusie op het COI moet worden herzien. Als de conclusie op het COI moet worden herzien, dient Skal hiertoe een verzoek in bij de Europese Commissie (DG Agri).
De NVWA, KCB en Skal werken samen en onderzoeken of er verdergaande samenwerking op het gebied van controles en monsternames mogelijk is.
De eerste ontvanger die is vermeld in vak 24 kan niet worden gewijzigd ná het viseren van het COI. Skal en toezichthouders uit andere EU-lidstaten hebben bij de Europese Commissie aangegeven dat het wenselijk is om dit aan te passen, zodat het mogelijk wordt om de eerste ontvanger nog aan te passen ná het viseren van het COI. De EC heeft hierop positief gereageerd. Het is nog niet bekend wanneer deze aanpassing in Traces wordt doorgevoerd.
Certificaat van inspectie (COI)
Een COI moet zijn afgegeven (vak 18 moet zijn getekend) voor de zending het land van uitvoer of oorsprong heeft verlaten. Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst hun biologische status Dit wil zeggen dat het COI wordt getekend als ‘in te klaren als niet-biologisch’.
De vakken 13, 14/15, 16 en 17 kunnen na afgifte van het COI worden
aangevuld of aangepast door het controleorgaan, op basis van de
definitieve vervoersdocumenten. Dit kan voor verificatie en visering door de bevoegde autoriteit en ten laatste 10 dagen nadat vak 18 werd ondertekend.
De
informatie in vak 10 kan worden bijgewerkt door de importeur of zijn
vertegenwoordiger vóór de aankomst van de zending aan de
grenscontrolepost of aan het punt van vrijgave voor het vrije verkeer.
Het verdient aanbeveling om vak 20 leeg te houden zo lang nog niet bekend is wanneer de zending beschikbaar komt ter controle op de BCP of PVVV. Het COI moet 24 uur voor het verstrijken van de datum en tijd in vak 20 volledig zijn in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen.
U vermeldt hier de verwachte datum van aankomst en het verwachte tijdstip van aankomst aan de grenscontrolepost (voor zendingen die onderwerpen moeten worden aan officiële controle aan grenscontroleposten) of het punt van vrijgave voor het vrije verkeer (voor zendingen die vrijgesteld zijn van officiële controles). Vak 20 van het COI moet uiteindelijk minimaal 24 uur voor aankomst correct zijn ingevuld in geval van zendingen zonder logistieke beperkingen. In geval van logistieke beperkingen is dit 4 uur. Verandert er voor aankomst nog iets aan de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI, dan kan Vak 20 hierop worden aangepast. Last minute aanpassen van Vak 20 heeft vanaf maart gevolgen voor de doorloopsnelheid van viseren van het COI. Is de ETA op het punt zoals benoemd in Vak 10 op het COI in vak 20 verstreken, dan wordt het COI door Skal geviseerd.
Nee, bij samenloop met andere controles, verplicht vanuit de NVWA, vindt de controle plaats op dezelfde locatie.
Indien u zeker weet dat controlepunt of punt van vrijgave in het vrije verkeer aan de voorwaarden voldoet, dan kunt u email sturen naar import@skal.nl.
COI-CHED
COI-CHED of samenloopzendingen zijn zendingen waarbij Skal de biologische status controleert en NVWA de zendingen beoordeelt op voedselveiligheid en/of plant- en diergezondheid. Vóórdat u de vooraanmelding indient bij de NVWA in CLIENT en/of VGC, moeten de gegevens in het COI kloppen. Doordat het behandelen van het COI vanaf 2024 naar voren is gehaald in het controleproces, is het volledig invullen van het COI én het actueel houden tijdens het importproces essentieel. Lees meer over COI-CHED zendingen.
Een uitgebreide toelichting op de in te vullen vakken van een COI, vindt u in deel I en II van de bijlage van VO (EU) 2021/2306. Een
uitgebreide toelichting op de in te vullen vakken van uittreksels van
een COI, vindt u in deel I en II van de bijlage van VO (EU) 2021/2307.
