Controlesysteem import

De controleautoriteit voor biologische controle in het derde land vult het eerste deel van het COI in. In vak 20 van het COI staat informatie die Skal nodig heeft om te starten met de documentcontrole: de verwachte aankomstdatum en -tijd. In dit vak staat wanneer en hoe laat u verwacht dat de zending aankomt bij een grenscontrolepost of een punt van vrijgave voor het vrije verkeer. Vak 20 moet ingevuld zijn:

• Uiterlijk 24 uur vóór de verwachte aankomst. Dit is zo bij alle zendingen die niet te maken hebben met logistieke beperkingen.

• Uiterlijk 4 uur vóór de verwachte aankomst. Dit is zo bij zendingen die wel te maken hebben met logistieke beperkingen. Logistieke beperkingen zijn er voor zendingen uit het Verenigd Koninkrijk en voor luchtvracht.

• Wijzigt er iets tijdens het importeren van de biologische zending? Let u dan goed op als:

• De zending later of eerder bij de grenscontrolepost of het punt van vrijgave aankomt. U moet dan in vak 20 de verwachte aankomstdatum en -tijd aanpassen. Als u op het allerlaatste moment de verwachte aankomsttijd aanpast, dan kan het langer duren voordat Skal het COI heeft

Als de aankomstdatum en -tijd uit vak 20 zijn verstreken, dan start Skal zo snel als mogelijk met het viseren het COI. Wilt u een zending met biologische producten splitsen in verschillende partijen? Dan zet u een vinkje in vak 24. Dit moet u doen vóórdat Skal het COI heeft geviseerd. Wilt u meer weten over het splitsen van een zending in deelzendingen? En over hoe u extracten van het COI aanmaakt voor deze deelzendingen? Dat leest u op onze pagina met aandachtspunten bij het COI, bij ‘vak 24’.

Skal begint aan het viseren van het COI en controleert of alle gegevens kloppen. Skal streeft ernaar een COI te viseren:

• Binnen 4 uur na het verstrijken van de verwachte datum en tijd in vak 20. Dit geldt voor zendingen zonder logistieke beperkingen.

• Binnen 1 uur na het verstrijken van de datum en tijd in vak 20. Dit geldt voor zendingen met logistieke beperkingen.

Deze doorlooptijden hanteert Skal op kantoordagen. De kantoordagen van Skal zijn maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 18.00 uur. Wilt u dat Skal een COI buiten de kantoortijden viseert? Dan kunt u bij ons een spoedverzoek indienen.

Is het COI niet volledig ingevuld of ziet Skal tijdens het viseren van het COI en/of de verplichte bijlagen iets dat niet klopt? Dan neemt Skal contact met u op of met het bedrijf dat opereert als Responsible for Load (RFL). Is er iets onduidelijk op het COI? Dan duurt het meestal langer voordat Skal het viseren kan afronden.

Skal kan een overeenstemmingscontrole (de O-controle) uitvoeren. Deze officiële controle draagt bij aan de betrouwbaarheid van biologische producten. Het importcontroleproces neemt dan wat meer tijd in beslag. Selecteert Skal uw zending voor een overeenstemmingscontrole? Dan laat Skal u dit per e-mal weten.

Bij een overeenstemmingscontrole beoordeelt een inspecteur van Skal of de informatie op de handels- en vrachtdocumenten overeenkomt met een aantal belangrijke kenmerken van de zending die in Nederland aangekomen is. Skal bepaalt met een aselecte steekproef op welke biologische zendingen overeenstemmingscontroles worden uitgevoerd.

Op deze pagina leest u meer over de overeenstemmingscontrole (O-controle).

Skal kan een materiële controle (de M-controle) uitvoeren op een zending met biologische hoogrisicoproducten. Ook deze officiële controle verhoogt de betrouwbaarheid van biologische producten die naar Nederland komen.

Een materiële controle wordt ook wel monstername genoemd. Laat Skal een monster of monsters nemen? Dan gebeurt dat vóór het viseren. De resultaten van de laboratoriumtesten gebruikt Skal namelijk tijdens het viseren. De uitslagen worden in TRACES als bijlage aan het COI toegevoegd.

Wij geven u graag meer informatie over hoe Skal de monsternames (M-controles) van hoogrisicoproducten uitvoert en hoe wij zendingen hiervoor selecteren. De monstername wordt ook wel materiële controle genoemd. Skal gebruikt ‘monstername’ of bemonstering.

Als Skal het COI heeft geviseerd en in vak 30 van het COI de status van de zending producten heeft bevestigd, kunt u de gegevens in het COI niet meer wijzigen. Skal kan dan ook niets meer wijzigen. Skal beslist of de producten op de markt mogen worden gebracht als ‘biologisch’, ‘in omschakeling’ of als ‘gangbaar’. Dit bevestigen heet ook wel ‘aftekenen’. Skal tekent af in vak 30 van het COI.

U doet invoeraangifte bij de Douane. Is uw invoeraangifte akkoord? Dan is de zending producten aanvaard en kunnen de geïmporteerde producten op de markt gebracht worden. De Douane geeft de zending producten vrij als ‘biologisch’ als Skal in vak 30 van het COI de biologische status heeft bevestigd.

Op onze pagina over de invoeraangifte bij de Douane geven wij u meer informatie over de aangifte van zendingen biologische producten die uit landen buiten de EU komen.

De zending gaat naar het bedrijf in Nederland dat de zending voor het eerst echt in ontvangst neemt: de eerste ontvanger. De eerste ontvanger doet nog een aantal verplichte controles en tekent dan voor ontvangst. Dit gebeurt in vak 31 van het COI. Het COI is nu helemaal ingevuld.